Auditoría y control de impresión


Auditoría de impresión

 

El proceso de auditoría de impresión permite realizar una evaluación del entorno de impresión de su organización y cómo se gestionan los documentos y las impresiones con los equipos disponibles.

El objetivo de la auditoría de impresión es tener un mapa claro del volumen de impresoras, fotocopiadoras, multifuncionales y el uso que tienen estas.

Como resultado de la auditoría se proponen mejoras para la obtención de mayor eficacia y ahorro de costos.

 

Control de impresión

 

PaperCut

Disponemos de efectivas soluciones para el control de impresión en entornos empresariales. A través de PaperCut ofrecemos una solución universal de gestión y control de impresión en entornos educativos y empresariales.

Disponible para cualquier sistema operativo y equipo, fácil de usar y con un gran nivel de funcionalidades de utilidad.

Ofrece la posibilidad de vigilar y controlar con precisión el uso de sus equipos de impresión y de todos los documentos que se imprimen en su organización.

PaperCut mantiene diariamente informes (logs) con los nombres de todos los documentos que se imprimen, el nombre del usuario, el número de páginas impresas, y otros detalles como el tamaño del papel y el modo de color empleado.

Equitrac

Por otro lado nuestra solución Equitrac, el software de administración de impresión para pequeñas y grandes empresas líder a nivel mundial, le permitirá controlar, medir y gestionar la   impresión de documentos en red y realizar un seguimiento detallado de las actividades de copia e impresión.

Además, podrá asignar costos de forma precisa a individuos, departamentos o grupos específicos y conocer el uso de los equipos de oficina y la gestión de los costos de impresión documental, creando un entorno seguro dentro del cual solamente los usuarios asignados pueden imprimir sus documentos.

La impresión segura mediante tecnología Follow-You Printing le permite imprimir en cualquier momento y lugar, y recoger los documentos cuando y donde desee.

 



Beneficios

  • Control de costos
  • Control y gestión de impresión
  • Diseño de sus políticas de impresión
  • Conozca exactamente cómo se están utilizando las impresoras y las copiadoras de su organización
  • Reducción de la carga de trabajo del departamento de TI y de los presupuestos corporativos


Características

  • Registro y control automático del uso de impresoras, filtrado de trabajos de impresión, control por usuario y/o grupo, aprobación y liberación de trabajos individuales de impresión.
  • Análisis del uso de impresoras: informes detallados y gráficos para analizar el uso de impresión.
  • Gestión del costo de sus trabajos de impresión, definiendo costos por impresoras y tamaño de papel, asignando el costo al usuario final o a cuentas compartidas. También puede generar tarjetas prepago para gestionar el cobro de las impresiones.
  • Asegure que la impresión se realiza a doble cara y avise a sus usuarios de la necesidad o no de imprimir un correo electrónico o instrumente cualquier tipo de regla o política de impresión.


Ventajas

  • Informes detallados de facturación por usuarios, áreas, sucursales y/o cuentas compartidas.
  • Integración con directorios de usuarios como por ejemplo el Active Directory, así como la creación automática de usuarios.
  • Panel de administración en tiempo real a través de navegador web sin necesitar drivers del equipo instalados para poder hacer uso de él.
  • Reglas de impresión y notificaciones a usuarios para concienciarles del uso adecuado de las impresiones.
  • Impresión segura y desde cualquier sitio: asegure que ningún trabajo de impresión es liberado si el usuario no está presente.  
  • Asigne costos de impresión a individuos, departamentos o defina códigos de facturación.
  • Ofrezca diversas modalidades de pago, mediante tarjeta, en efectivo o a cuenta.
    Asigne cuotas de impresión a departamentos, áreas o sucursales.
  • Incremente los niveles de servicios y reduzca las llamadas o contactos de soporte técnico o asistencia a usuarios
  • Posibilidad de pasarela de pago para ciertos entornos verticales como universidades o centros educativos.
  • No tiene que preocuparse por servidores de impresión, por controladores de impresión compatibles o por si la impresora está lista.  
  • Contabilización completa para un mejor control de costos y seguridad. Imprima solamente lo que necesita y digitalice cuando pueda. La combinación de estas potentes prestaciones ahorra un tiempo muy valioso y convierte las impresoras multifuncionales en herramientas esenciales para eliminar todo el papel innecesario que fluya por su organización.


Marcas

Whitepapers y documentos de descarga

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